Gründen: FAQ Rechnungswesen, Buchhaltung und Konten

Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren

Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren

Für die praktische Umsetzung kann man die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, heranziehen. Egal, welche Form der Buchführung für das eigene Unternehmen zur Anwendung kommt: Es ist immer darauf zu achten, dass man lückenlos für jeden Vorgang einen Beleg im Original vorweisen kann, sei es in Papier- oder in elektronischer Form. Bei jeder Art der Buchführung gibt es zahlreiche Anforderungen an die korrekte Dokumentation von Geschäftsvorfällen und Aufbewahrung von Belegen. Auch wenn es für die Kleinunternehmer und Freiberufler unter den Weiterbildungsexperten nicht Pflicht ist, sollten sie deshalb der Einfachheit halber über die Einrichtung eines Geschäftskontos bei einer Bank oder einem Kreditinstitut nachdenken.

Bei der Wahl einer Bank oder eines Kreditinstituts für die Einrichtung des Geschäftskontos gibt es einiges zu bedenken. Es gibt nahezu kostenlose Geschäftskonten und teurere, es gibt Konten bei Filialbanken und Konten, die nur online genutzt werden. Deswegen sollten Coachs und Trainerinnen überlegen, welche Aspekte eines Geschäftskontos wichtig für den eigenen Betrieb sind.

Fragen, die bei der Entscheidung für ein Geschäftskonto helfen können:

• Welche Banken bieten Konten für meine Rechtsform an?
• Gibt es die Möglichkeit, einen Dispositionskredit zu vereinbaren?
• Welche Kosten fallen bezüglich der Kontoführung, EC- und Kreditkarten, Buchungen, Ein- und Auszahlungen an?
• Gibt es eine App für mobiles Banking?
• Erscheint das Angebot vertrauenswürdig und alle anfallenden Gebühren transparent?
• Wie lange dauert die Kontoeröffnung?
• Welche weiteren Services sind für mich wichtig?
• Besteht die Möglichkeit, das Konto digital mit meinem Buchhaltungssystem zu koppeln?

Was ist bei einer Geschäftskontoeröffnung zu beachten?

Nicht nur die Ansprüche an das Geschäftskonto sollten bei der Auswahl mit einfließen, sondern auch die Anforderungen der Anbieter an ihre Kunden. Neben einem Identitätsnachweis verlangen die meisten Kreditinstitute eine Schufa-Auskunft, bei Gewerbetreibenden zusätzlich die Gewerbeanmeldung, bei Freiberuflern die Steuernummer. Teilweise interessieren sie sich auch für vergangene Kontobewegungen oder andere Unterlagen. Bei manchen Anbietern lässt sich auch ohne Schufa-Auskunft ein Konto eröffnen, allerdings steht dann oft nur Onlinebanking und eine Prepaid Kreditkarte zur Verfügung. Zusätzlich sollte man bei solch scheinbar unkomplizierten Angeboten die Kontoführungsgebühren überprüfen und feststellen, wie oft man monatlich Bargeld abheben kann oder wie viele Überweisungen inbegriffen sind.

Grundsätzlich soll das Geschäftskonto dabei helfen, einen guten Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten, damit man als Weiterbildnerin oder Weiterbildner das eigene Unternehmen erfolgreich führen können. Unabhängig von der Rechtsform ist es deshalb empfehlenswert, die geschäftlichen und privaten Finanzen auch als Trainerin, Berater oder Coach zu trennen.

Bei der einfachen Buchführung werden die Geschäftsvorfälle als Einnahmen, Ausgaben oder Abschreibungen erfasst. Dementsprechend werden die Gewinne in einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Die Bezeichnung „einfache Buchführung” ist in dem Sinne irreführend, da sie zwar weniger komplex ist als die doppelte Buchführung, aber dennoch nicht unbedingt simpel.

Was muss bei der einfachen Buchführung erfasst werden?

• Betriebliche Einnahmen und Ausgaben müssen ermittelt, aufgeführt und belegt werden.
• Ausgaben für Investitionen müssen gesondert aufgeführt werden (Anlageverzeichnis).
• Zahlungsein- und Ausgänge aufgrund von Darlehen oder Finanzierungen (z.B. Zinszahlungen) sind getrennt zu erfassen.
• Zu den Betriebsausgaben gehören ebenfalls die gezahlte Vorsteuer und die Umsatzsteuerzahlungen.

Die Gewinnermittlung erfolgt nach dem oben schon aufgeführten Schema. Dazu zählen auch die erhaltenen Finanzierungen sowie Abschreibungen. Abzüglich der gezahlten Tilgungen und Entnahmen für den eigenen Lebensunterhalt ergibt sich der finanzielle Überschuss, der erwirtschaftet wurde. Wenn diese Zahl ermittelt ist, sollte man prüfen, was man davon in seine Rücklagenbildung investieren kann. Diese ist für die Liquidität des Unternehmens und langfristig für die Sicherung des Unternehmenserfolgs notwendig.

Für diese Einnahme-Überschuss-Rechnungen finden sich zahlreiche Vorlagen und Softwarelösungen zur Übermittlung an das Finanzamt. Trotzdem bleibt ein Risiko, Zahlungen falsch oder gar nicht aufzuführen. Das kann später zu Nachforderungen oder sogar zur Buchprüfung durch das Finanzamt führen. Deshalb ist eine Weiterbildung in den Grundlagen der Buchhaltung durchaus zu empfehlen.

Die doppelte Buchführung ist deutlich komplexer und erfordert Fachwissen und Praxiserfahrung, weil jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten in Einzelbuchungen vorgenommen werden muss. Ist man kein buchhalterisches Naturtalent oder hat eine fachspezifische Ausbildung abgelegt, wird man sehr wahrscheinlich viel Zeit dafür aufwenden müssen, sich in dieses Thema einzuarbeiten. Obwohl es empfehlenswert ist, einen Überblick darüber zu haben, was doppelte Buchhaltungspflicht bedeutet, sollte man diese Art von Buchführung von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin erledigen lassen.

Diese Form der Buchführung sollte nach einer festgelegten Kontensystematik geregelt sein. Die Wahl dieser Systematik ist freigestellt. Bei Trainings-, Beratungs- und Coaching-Unternehmen kommt häufig der Kontenrahmen SK03 der Firma DATEV zum Einsatz, in dem alle zur Verfügung stehenden Konten strukturiert gegliedert sind. Welche Konten im laufenden Betrieb tatsächlich verwendet werden, wird im Kontenplan festgehalten. Alle Buchungen werden zunächst im Journal chronologisch erfasst und anschließend den entsprechenden Büchern zugeordnet:

• Hauptbuch
• Nebenbücher (Kassenbuch, Anlagenverzeichnis, Kontokorrentbuch und ggf. Warenbuch)

Die Gewinnermittlung erfolgt bei der doppelten Buchführung als Jahresabschluss mit Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Auch hier sei angemerkt, dass der Zeitaufwand für den Jahresabschluss beträchtlich ist. Ohne einen Steuerberater ist diese Aufgabe kaum zu bewältigen. Aber auch mit einer Steuerberaterin kommt man um die vorbereitende Buchhaltung nicht herum. Dazu gehört das Sammeln und Sortieren sämtlicher Belege:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge
• ggf. Lohnabrechnungen

Je besser diese vorbereitende Buchhaltung organisiert ist, desto weniger Zeit muss das Steuerbüro für die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Jahresabschluss aufwenden. Hier lassen sich also durch ein wenig Sorgfalt durchaus Kosten einsparen.

Wer in seinem Unternehmen Mitarbeitende (zum Beispiel für die Buchhaltung) beschäftigt, kommt um die Lohnbuchhaltung nicht herum. Sie ist unabhängig von der Form der Buchführung. Sie beinhaltet zum einen die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, zum anderen müssen die anfallenden Abgaben, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge sowie Informationen an die zuständigen Stellen übermittelt werden. Die Kernaufgaben der Lohnbuchhaltung umfassen:

• An- und Abmeldung von Beschäftigten bei den Sozialversicherungsträgern
• Führen von Lohnunterlagen nach geltenden Dokumentations- und Meldepflichten
• Abrechnen von Arbeitnehmerbezügen
• Übermittlung von Lohnabzügen an Sozialversicherungsträger, Finanzamt, Versicherungen, Spar-Institute (VL) und ähnliches
• Führen von Personalstatistiken
• Abschluss der Lohnkonten zum Ende des Geschäftsjahres und Meldung an Sozialversicherungsträger, Arbeitsagentur und Statistikämter.

Für kleinere Unternehmen mit Beschäftigen ist es durchaus sinnvoll, auch die Lohnbuchhaltung von einem Steuerberater vornehmen zu lassen, denn Lohnbuchhaltung kostet vor allem eines: Zeit.

Für die Anerkennung als Rechnung ist es wichtig, dass diese einige zentrale Informationen enthält, andernfalls hat diese keine Gültigkeit!

Diese Pflichtangaben müssen auf eine ordentliche Rechnung:

• Ausstellungsdatum
• fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Adresse des Rechnungsstellers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
• Adresse des Rechnungsempfängers
• Umfang, Art und Zeitpunkt der erbrachten Leistung
• Rechnungsbetrag mit ausgewiesenem Nettobetrag, anzuwendendem Steuersatz und Höhe des Steuerbetrags
• ggf. Rabatte oder Skonto
• Zahlungsziel
• Hinweis an den Kunden, dass er die Rechnung für volle zwei Jahre aufzubewahren hat (Aufbewahrungspflicht für Privatrechnungen)
• (Bei Gutschriften muss auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des ursprünglichen Rechnungsempfängers ausgewiesen sein.)

Weist eine Rechnung nicht alle ordentlichen Angaben auf, ist der Rechnungsempfänger rechtlich nicht verpflichtet, diese zu begleichen. Bevor es also zu möglichen Zahlungsausfällen durch inkorrekte Rechnungen kommt, sollte man lieber die Angaben auf den Ausgangsrechnungen noch einmal nachprüfen. Einige Hinweise wie zum Beispiel die Bankverbindung und Kontaktmöglichkeiten sollten darüber hinaus als hilfreiche Informationen für den Empfänger mindestens in der Fußzeile auftauchen.

Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer müssen ihre Rechnungen nicht so ausführlich aufbauen, da sie weder den Umsatzsteuersatz noch den anteiligen Steuerbetrag ausweisen müssen. Allerdings sollte in diesem Fall folgender Hinweis so oder in ähnlicher Form auftauchen:

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Ebenfalls ausgenommen von oben aufgeführten Angaben sind Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro. Hier reichen Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Art und Zeitpunkt der erbrachten Leistung sowie die entsprechenden Bruttopreise, außerdem die Bruttosumme mit ausgewiesenem Umsatzsteuersatz und -betrag.

Die Zustellung von Rechnungen ist auch per E-Mail möglich, muss dabei allerdings dann als Anhang per PDF versendet werden. Alternativ zum Postweg kann eine Rechnung zusätzlich als Download auf der Website, per EDI oder als Fax rechtskräftig zugestellt werden.

Je nach Zahl der ausgestellten Rechnungen können diese mit einem Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word), mittels einer Vorlage in einer Tabellenkalkulationssoftware (z.B. Excel) oder im Rahmen einer Buchhaltungssoftware erstellt werden. Vorteil bei den komplexeren Software-Lösungen ist es, dass sowohl die Adress- und Kundendaten-Verwaltung als auch die GoBD-konforme Speicherung darüber gesteuert werden kann.

Unser Tipp: Nutzen Sie das Layout Ihrer Rechnung auch, um Ihre Marke zu stärken, indem Sie Logo, Farbgebung und verwendete Schriftarten auf ihr Corporate Design abstimmen.

Auch bei korrekt ausgestellten Rechnungen kommt es häufig zu Außenständen. Damit sind ausstehende Zahlungen von bereits gestellten Rechnungsbeträgen gemeint. Da es manchen Kunden durchaus an Zahlungsmoral mangeln kann, sollte es ein Zahlungsziel geben, das am besten gleich in dem mit Kunden geschlossenen Vertrag enthalten sein sollte. Wenn nichts vereinbart wurde, gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Zahlungsfristen können vereinbart werden, sollten aber nicht mehr als 60 Tage (für öffentliche Auftraggeber sogar nur 30 Tage) betragen.

Gerade bei einem Kundenstamm von wenigen Großkunden können sich Zahlungsausfälle existenzgefährdend auswirken. Dahinter muss nicht gleich eine Betrugsabsicht gewittert werden (z.B. bei einer drohenden Insolvenz des Rechnungsempfängers). Abgesehen von chronischen Nicht-Zahlern sollte man auf jeden Fall das Gespräch mit dem Kunden oder der Klientin suchen, bevor man eine Mahnung verschickt. Sollte es nachvollziehbare Gründe für den Verzug geben, kann man durchaus Teilzahlungen, ein längeres Zahlungsziel oder ein Kompensationsgeschäft vereinbaren.

Ist der Kunde oder die Klientin dagegen mit der Höhe des Betrags nicht einverstanden, sollte man sich die Zeit nehmen, um in Erfahrung zu bringen, worin das Problem besteht. Fühlt der Kunde sich über den Tisch gezogen, wird er mit Sicherheit keinen Folgeauftrag erteilen. Im Sinne der Kundenbindung sollte man sich also erst einmal um Klärung bemühen und Entgegenkommen zeigen.

Wenn diese Bemühungen nicht erfolgreich sind und sich auch nach einer telefonischen Erinnerung kein Zahlungseingang verbuchen lässt, sollte man eine erste freundliche Zahlungserinnerung versenden. Wichtig ist dabei der klare Bezug auf die nicht bezahlte Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie ein erneutes Zahlungsziel in zwischen fünf und zehn Tagen, endend mit einem Werktag. Die Zahlungserinnerung muss schriftlich erfolgen und am besten per Einschreiben zugestellt werden, denn sie kann juristisch als erste Mahnung gewertet werden.

Verstreicht auch die neue Frist, kann dem Kunden ein Mahnungsschreiben zugestellt werden. Auch hier ist die Zustellung per Einschreiben zu empfehlen, denn damit wird rechtlich das Mahnverfahren gegen den Kunden eingeleitet. Für den Gläubiger heißt das, er kann ab jetzt Verzugszinsen erheben (fünf bzw. neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, in diesem Falle der Deutschen Bundesbank oder der Europäischen Zentralbank, p.a.). Endend mit einem Werktag sollte jedes Mahnungsschreiben erneut ein Zahlungsziel von maximal zehn Tagen einräumen. Zwischen den Mahnstufen sollte man einen Zeitraum von 14 Tagen verstreichen lassen.

Als nächste Stufe sollte ein Rechtsanwalt den Kunden anschreiben, und dem Schuldner seine nächsten Handlungsalternativen aufzeigen: das Einschalten eines Inkasso-Unternehmens oder eine Klage vor Gericht. Das Ganze lohnt sich natürlich erst ab einem gewissen Rechnungsbetrag, der den sogenannten Streitwert vor Gericht darstellt. Auch die Anwaltskosten berechnen sich danach. Ist dieser Betrag zu gering oder die anfallenden Kosten zu diesem Zeitpunkt zu hoch, bleibt oft nichts anderes übrig, als auf die Zahlung zu verzichten. Hat man vor Gericht tatsächlich Erfolg, erwirkt man einen „Titel” gegen den säumigen Zahler, dessen Vollstreckung allerdings auch wieder Geld und Zeit kosten kann.

Für das Eintreiben seiner Außenstände per Mahnverfahren braucht man also einen langen Atem und ausreichend finanzielle Rücklagen. Gerade Großbetriebe und Konzerne stehen in dem Ruf, sich mit dem Begleichen ihrer Rechnungen Zeit zu lassen. Unser Tipp: Wenn es sich einrichten lässt, lassen Sie sich einen Teil Ihres Honorars bereits vorab bezahlen, oder vereinbaren Sie Meilensteine, zu denen bestimmte Teilbeträge fällig werden. So kann man einerseits die laufenden Kosten decken, zum anderen bleibt man mit dem Kunden schon während des Auftrags in Kontakt und kann gegebenenfalls Unzufriedenheit oder Missverständnisse ausräumen.

Nicht jeder Unternehmenskrise kann man aus eigener Kraft begegnen. Im Krankheitsfall oder bei einer schweren Rezession ist der Handlungsspielraum für Gegenmaßnahmen oft nicht gegeben. In solchen Fällen sollte man sich umgehend um professionelle Hilfe bemühen, oder ein Insolvenzverfahren ansteuern.