Mitarbeitergespräche führen

Haben Mitarbeitergespräche ausgedient? Diese Frage wird in Fachkreisen häufig diskutiert. Gerade in wenig hierarchischen Umfeldern wirkt das HR-Instrument aus der Zeit gefallen. Und doch braucht es auch in agilen Arbeitskontexten Feedback. Führungskräfte, die konstruktives Feedback geben können, wirken motivierender auf Mitarbeitende – im War for Talents gehört das Gespräch also zu den wichtigsten Führungskompetenzen. Doch wann sind Mitarbeitergespräche sinnvoll? Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es? Was sollten Führungskräfte bei der Kommunikation beachten? Und wie können Technologien bei der Vorbereitung helfen?

Wann sind Mitarbeitergespräche sinnvoll?

Mitarbeitergespräche können nützlich sein, um die Mitarbeiterzufriedenheit und die Effizienz des Unternehmens zu erhöhen. Das klassische Jahresgespräch hat jedoch in vielen Unternehmen ausgedient. Was vor elf Monaten passiert ist, spielt in der schnelllebigen Arbeitswelt kaum mehr eine Rolle. Mitarbeitergespräche sollten in der heutigen agilen Arbeitswelt deshalb in kürzeren zeitlichen Zyklen oder anlassbezogen durchgeführt werden. Das bedeutet: Probleme dann besprechen, wenn sie auftreten.

Zudem ist es ratsam, Leistungsbeurteilung und Entwicklungsorientierung voneinander zu trennen. Mitarbeitende werden kaum offenes und ehrliches Feedback sowie eine kritische Selbsteinschätzung ihres eigenen Lernbedarfs äußern, wenn im gleichen Gespräch über Beförderung und Gehalt verhandelt wird.

Führungskräfte, die Wert auf Mitarbeiterqualifizierung legen, sollten ihren Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit geben, offen über ihren Weiterbildungsbedarf zu sprechen. Die Leistungsbeurteilung mit Fokus auf Beförderung, Gehalt oder Bonus sollte separat geklärt werden.

 

 

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Statt einem langen, anstrengenden Gespräch, in dem mehrere Themenbereiche gleichzeitig oder hintereinander besprochen werden, sollten Führungskräfte anlassbezogene Mitarbeitergespräche führen. Es gibt folgende Gesprächsarten:

• Anerkennungsgespräch: Würdigung besonderen Verhaltens oder einer besonderen Leistung
• Beurteilungsgespräch: Abgleich von Selbst- und Fremdeinschätzung bzw. Rückmeldung über Leistungen
• Kritikgespräch: Hinweis auf einen Fehler oder unerwünschtes Verhalten
• Konfliktgespräch: Analyse von Konflikten aus der Vergangenheit und Gegenwart
• Mitteilungsgespräch: Kommunikation getroffener Entscheidungen
• Rückkehrgespräch: Wiedereingliederung von Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmerinnen
• Überzeugungsgespräch: Argumentation für eine bestimmte Meinung, Haltung oder auch Ziele
• Zielvereinbarungsgespräch: Vereinbarung von mittel- bis langfristigen Zielen, bzw. Besprechung des Erfüllungsgrades bereits bestehender Ziele

Was sollten Führungskräfte bei Mitarbeitergesprächen beachten?

Grundsätzlich sollte zwischen einem Anlass und einem Ziel unterschieden werden. Ein Anlass könnte die Unzuverlässigkeit einer Mitarbeiterin sein. Sie hält beispielweise Deadlines nicht ein, worunter der Workflow des gesamten Teams leidet. Das Ziel wäre dann die Einhaltung der Deadlines. Die Aufgabe einer Führungskraft ist es, im Mitarbeitergespräch herauszufinden, warum die Mitarbeiterin ihre Deadlines nicht einhalten kann, und mit ihr gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Damit das gelingt, ist ein Perspektivwechsel nötig, also die Bereitschaft der Führungskraft, sich in die Situation der Mitarbeiterin hineinzuversetzen.  

Führungskräfte sollten das Gespräch suchen und aktiv führen, indem sie etwa mit Fragen einen Dialog starten. Die Devise lautet: klar, verständlich und ohne Floskeln reden. Auch die Körpersprache ist ein entscheidender Faktor. Neben einem selbstsicheren Auftreten sind Blickkontakt und eine zugewandte Haltung wichtig. Gesten, die Aggression, Langeweile oder Ablehnung suggerieren, sollten vermieden werden.

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Auf wertschätzende Formulierungen achten, Fakten von Vermutungen trennen und mit Ich-Botschaften arbeiten – diese Tipps tragen dazu bei, dass Feedback angenommen wird. Darüber hinaus ist eine ehrliche, nachvollziehbare, respektvolle Argumentation wichtig. Statt Mitarbeitende für vergangene Fehler zu rügen, ist ein zukunftsweisendes Gespräch konstruktiver. Schließlich sollen sich Mitarbeitende nach einem solchen Gespräch nicht schlecht fühlen, sondern im Gegenteil Lust haben, weiterhin am gemeinsamen Ziel zu arbeiten. Für gelungene Mitarbeitergespräche ist deshalb eine gründliche Vorbereitung essenziell.

Was hilft bei der Durchführung eines Mitarbeitergesprächs?

Oft fehlt im Berufsalltag die Zeit für die Erarbeitung eines Gesprächsleitfadens. Dennoch ist ein solcher Leitfaden sinnvoll, um das Gespräch zu strukturieren, Themen im Gedächtnis zu behalten und das Ziel nicht aus dem Auge zu verlieren. Leitfäden für Gespräche zu verschiedenen Anlässen gibt es auch als Standardvorlagen, die individuell angepasst werden können.

Hilfreich sind darüber hinaus Fragebögen, die der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter im Vorfeld des Gesprächs zur Verfügung gestellt werden. Der Vorteil: Die Mitarbeitenden können sich in Ruhe Gedanken machen zu den abgefragten Punkten. Die Führungskraft wiederum erhält schon erste Anknüpfungspunkte für das Gespräch.

Die Ergebnisse eines Mitarbeitergesprächs sollten zudem dokumentiert werden. Eine digitale Nachbereitung bietet sich in vielen Fällen an, etwa über interaktive Dashboards, auf denen sich Wünsche und Ziele fortlaufend überprüfen und aktualisieren lassen. Das stärkt den Prozesscharakter und kann die Verbindlichkeit erhöhen.