Bis ein Kongress oder eine Tagung endlich stattfindet, ist viel Vorarbeit nötig. Ein konkreter Aktionsplan hilft im Auge zu behalten, welcher Schritt wann ansteht. Das German Convention Bureau gibt bewährte Tipps und Tricks dazu.
Grundsätzliches zur Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit ist eng verbunden mit der Art und Größe der Veranstaltung. Eine Tagung mit bis zu 100 Personen lässt sich notfalls auch noch binnen weniger Wochen vorbereiten. Weniger hektisch wird es aber erst ab drei Monaten Vorlauf. Dann haben Sie gegebenenfalls noch Auswahlmöglichkeiten bei den Räumlichkeiten oder können unter Umständen den Termin noch flexibler handhaben.
Planen Sie bei 200 bis 800 Teilnehmern aber in jedem Fall sechs bis zwölf Monate im Voraus. Bei Events mit mehr als 800 Teilnehmern sollten Sie besser mit bis zu zwei, wenn nicht sogar drei Jahren Vorbereitungsphase rechnen. Bedenken Sie, dass Sie bei diesen Größenordnungen automatisch bestimmten Beschränkungen in Sachen Ortswahl unterliegen – und in den in Frage kommenden Groß- und Messestädten selbst dann schon die Kapazitäten eng werden könnten.
Tipp: Werfen Sie frühzeitig einen Blick in die (internationalen) Online-Messekalender wie www.messen.de und
www.messeninfo.de oder in die Messedatenbank vom Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA) e.V.
Wenn Sie schon ein Bundesland, eine Region oder eine Stadt ins Auge gefasst haben, kontaktieren Sie am besten gleich die Messegesellschaft vor Ort oder das entsprechende Kongressbüro für Auskünfte.
Einstieg und Konzeption (mindestens sechs bzw. 24 Monate vorher)
Definieren Sie Ihre Ziele und erstellen Sie frühzeitig ein Veranstaltungs- und Teilnehmerprofil. Auch ein grobes Budget sollten Sie aufstellen. Fällen Sie, bevor Sie in die Detailplanung gehen, die Grundsatzentscheidung, ob Sie mit einem Professional Congress Organiser (PCO) zusammenarbeiten wollen, der Ihnen die organisatorische Hauptlast abnimmt. Parallel dazu bzw. alternativ sollten Sie klären, ob eine Planungssoftware zum Einsatz kommt.
Terminieren Sie Ihre Veranstaltung, aber seien Sie vor allem bei Großevents mit langen Vorlaufzeiten vorsichtig, wie früh Sie in der Kommunikation mit welchen Details rausgehen – schließlich kann noch viel passieren. Nutzen Sie dennoch rechtzeitig erste Möglichkeiten, auf sich und das Event aufmerksam zu machen. Gerade bei sehr großen Kongressen empfiehlt es ich, mehrere Ankündigungen einzuplanen. Es wäre schade, wenn Sie andere Branchenevents, bei denen Sie Ihre Zielgruppe antreffen können, nicht werbewirksam nutzen. Anfangs reicht auch erst einmal ein „Save the Date“-Hinweis.
Starten Sie dann aber schon die Grobplanung, damit Ihr Budget konkrete Formen annimmt. Wichtigster Schritt: Die Wahl der Veranstaltungsstätte. Erarbeiten Sie ein Anforderungsprofil, und holen Sie passende Angebote per Request for Proposal (RfP) ein. Eine Site Inspection kann letzte Fragen klären, bevor Sie die finale Buchung vornehmen.
Parallel dazu sollte auch das eigentliche Tagungsprogramm samt der Mitwirkenden weiter ausgestaltet werden. Denn so konkretisiert sich nicht nur Ihr Detail-Budget, Sie können auch die nächste Werbephase beginnen. Neben dem eigentlichen Fachprogramm, für das Sie unter Umständen die Hilfe eines (zu berufenden) Programmkomitees in Anspruch nehmen sollten, zählt hierzu auch das Rahmenprogramm für alle Teilnehmer wie Get-together, Gala-Abend o.ä. sowie das Programm für Begleitpersonen. Auch hier gilt es, passende Angebote per RfP einzuholen, Aufträge zu erteilen, Reservierungen vorzunehmen. Damit kristallisieren sich dann auch die Anforderungen an die An- und Abreise sowie Transfers heraus. Aber Achtung: immer die Finanzen im Blick behalten!
Zum Abschluss der Grobplanung gilt es nun noch, den zusätzlichen Personalbedarf festzustellen, der nicht bereits über beauftragte Teilbereiche abgedeckt ist. Dabei ist auch an die Zeit nach dem eigentlichen Event zu denken: Auch für die Nachbereitung und Evalution benötigen Sie Mitarbeiter.
Jetzt wird’s konkret (mindestens drei bzw. zwölf Monate vorher)
Datum, Ort, Veranstaltungsstätte, Reise, Unterkunft stehen? Dann kann die offizielle Einladung bzw. die nächste Werbung erfolgen. Doch Vorsicht: Was in Sachen Programm nur angefragt ist, sollte auch so gekennzeichnet sein. Besser zurückhaltend mit Namen oder Programmpunkten werben, wenn diese noch in der Schwebe sind. Stornos und Umbuchungen wird es noch genug geben, da muss man nicht noch selbst Gründe dafür liefern.
Nun geht es in Sachen Räumlichkeiten und Verpflegung an die Details. Was wird wann benötigt, wo sind Extrabestellungen nötig, wo werden noch Zulieferer gebraucht? Erfragen Sie dafür rechtzeitig, was Ihre Referenten für ihre Präsentationen benötigen – es soll auch im digitalen Zeitalter noch Menschen geben, die nicht nur mit Powerpoint arbeiten, sondern Pinnwände oder Overheadprojektoren nutzen. Legen Sie Deadlines (mit genügend Spielraum!) fest, wann deren Vorträge und/oder Zusammenfassungen vorliegen müssen – vor allem, wenn Sie gedruckte Dokumentationen erstellen wollen, die bereits zum Event vorliegen sollen. So können Sie dann auch alles stressfrei vorher in die Technik einspielen und checken lassen. Wäre ja unschön, wenn erst vor Ort auffällt, dass Zeichen oder Layouts nicht korrekt dargestellt werden, weil irgendwas nicht kompatibel ist.
Klären Sie mit etwaigen Ausstellungspartnern und Sponsoren ab, wann deren Stände und Materialien angeliefert werden und mit welchen Lagervolumina Sie rechnen müssen. Bedenken Sie für die (zeitliche) Aufbauplanung auch deren Zulieferer und Aufbauer. Erstellen Sie einen Gelände- und Gebäudeplan. Für den teilen Sie die verfügbaren Räumlichkeiten nun final ein, damit geklärt werden kann, ob Sie an die gesamte Ausstattung, Beschilderung, Dekoration und Technik gedacht haben ober ob nicht etwas vergessen bzw. einen Raum doppelt belegt wurde. Skizzen machen das Ganze auch für jene Mitarbeiter deutlich, die die Veranstaltungsstätte noch nicht kennen.
Parallel dazu sollte die Kommunikationsmaschinerie auf Hochtouren laufen, sprich eine begleitende Webseite stehen, die Pressestelle für Vorberichte mit Informationen versorgt sein, die Marketingabteilung je nach Registrierungszulauf gegebenenfalls noch einmal mit Werbung nachlegen.
Das Verzeichnis für Meetings, Incentives, Conventions und Events von Seminarmarkt.de
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Die heiße Phase beginnt (vier bis acht Wochen vorher)
Jetzt sollten die Teilnehmerzahlen und Feedbacks der Mitwirkenden schon so konkret sein, dass die finalen Absprachen mit den einzelnen Abteilungen erfolgen können. Was wird wann in welchen Mengen beim Catering benötigt? Welche Zeitpläne sind einzuhalten? Gibt es Verpflegungs-Extras zu beachten? Ist die gebuchte Technik ausreichend oder haben sich neue Anforderungen ergeben? Sind alle Dekorationen, von der Bühnenhinterwand über den Tischschmuck bis hin zur Außenwerbung und Beflaggung, veranlasst? Kann der Transferpartner schon Listen und Zahlen für die einzelnen Fahrten haben? Gibt es mit Behörden noch Absperrungen oder Sicherheitsvorkehrungen abzustimmen?
Und nicht vergessen: Nun sollten alle Teilnehmer und Mitwirkenden die finalen Tagungs-Bestätigungen inklusive der Informationen zu Unterkunft und Anreise (sofern über Sie organisiert) vom Kongressbüro erhalten.
Den Countdown zählen (eine Woche bis zum Tag X)
Alles sollte jetzt wie ein Uhrwerk ablaufen. Damit bei den finalen Teambesprechungen und Vor-Ort-Briefings nichts vergessen wird, heißt es sicherheitshalber Listen zu erstellen und vor allem einen detaillierten Ablaufplan für das Gesamtevent, der neben Uhrzeiten, Mitwirkenden und Ort auch immer die Verantwortlichen und Ansprechpartner benennt. Kommunizieren Sie diesen am besten vier, fünf Tage vorher mit der Bitte um Cross-Check, damit Änderungen noch eingepflegt werden können.
Zwei bis drei Tage vor dem Tag X sollten auch die aktuellsten Teilnehmerzahlen an alle Partner kommuniziert werden, für die diese Relevanz haben (z. B. Hotel für Zimmerlisten, Transferpartner wegen Shuttle Kapazitäten). 48 Stunden vorher lassen sich in der Regel noch Alternativen finden, sofern nötig.
Am Vortag müssen Sie alle Materialien zum Veranstaltungsort bringen und die verschiedenen Bereiche bestücken. Pressemappen ins Pressecenter, Tagungsmappen, Badges & Co. zur Registrierung, Infomaterial wie Stadtpläne, Namenslisten usw. zum Infocounter, CDs oder USB-Sticks mit den Präsentationen zur Technik. Auch die Tischnamensschilder für die Referenten und Sitzordnungen sowie Einlasslisten können schon an den entsprechenden Kontrollpunkten hinterlegt werden. Vergessen Sie nicht, an Ersatzmaterialien wie Blankoschilder, Schere, Klebefilm und anderes mehr zu denken, falls sich ad hoc Änderungen ergeben. Am besten stellen Sie eine Woche vorher diverse Kisten oder Klappboxen auf und sammeln dort Tag für Tag, was für die einzelnen Bereiche mit muss. Hilfreich sind auch Packzettel, die schon im Laufe der Vorbereitungszeit ergänzt und fortgeschrieben wurden.
Machen Sie idealerweise am Vortag oder spätestens am frühen Morgen des Tages X mit allen Verantwortlichen einen Rundgang durch die Veranstaltungsstätte, damit jeder weiß, wo was ist – von der Zulieferung, dem Catering, der Pressestelle bis hin zu den Notausgängen, Garderoben, Toiletten und dem Standort des Notarztes. Trennen Sie diesen Rundgang von Ihrem Aufbau Abnahmerundgang – denn der eine dient der Information, der andere der Inspektion. Und lassen Sie sich auch Zeit für eine letzte Ablaufkontrolle bzw. ein letztes Durchgehen des Ablaufplans. Bei mehrtägigen Events sollte eine solche Teambesprechung jeden Morgen stattfinden.
Nun ist alles vorbei (die Tage danach)
Mit der letzten Abreise ist noch lange nicht alles getan, auch die Nachbereitung ist wichtig – und dazu gehört mehr als nur die Rechnungs- und Budgetkontrolle. Rechnen Sie je nach Abteilung noch mit teils bis zu mehreren Wochen Nachlaufzeit, vor allem im Bereich Finanzen und Dokumentation.
Binnen 36 Stunden ist vor allem in Sachen Logistik fast alles Geschichte: Die letzten Abbauten müssen jetzt noch erfolgen, Materialien und Dekorationsmaterial zurückgegeben werden. Haben Sie zusätzliche Beschilderungen oder Counter nicht nur in, sondern auch um die Veranstaltungsstätte oder an signifikanten Punkten wie Tagungshotels, Bahnhöfen, Flughäfen aufgebaut, so müssen diese zeitnah wieder abgebaut und die Plakate entfernt werden.
Binnen einer Woche nach dem Event fallen noch einige organisatorische Punkte an, die nicht verschleppt werden sollten. Denn je länger ein Event rum ist, um so eher gilt: „Die Karawane zieht weiter“ – und die Ansprechpartner sind dann schon längst mit anderen Projekten befasst und in ihrem Alltag eingebunden. Fragen Sie sich: Welche aktiven Follow-ups müssen noch erfolgen wie Dankesschreiben, Sponsorendokumentationen, Spendenbescheinigungen, Steuermeldungen, Teilnehmerbefragung etc.?
Bleibt noch die Erfolgskontrolle, die sich nicht am nächsten Tag mal so eben schnell erledigen lässt. Gab es Reklamationen bei den Rechnungen, können schon mal vier Wochen vergehen, bis alles korrekt vorliegt. Mediale Clipping Reports können gut und gerne auch zwei Monate später noch nicht abgeschlossen sein, vor allem, wenn es zu Nachberichten in Fachmedien kommt. Und wenn die Teilnehmerbefragung erst nach dem Event online erfolgt, so können auch diese Ergebnisse erst zeitversetzt in die Evaluation einfließen.
Eins ist aber sinnvoll: Führen Sie Ihre Feedback- und Abschlussgespräche mit den Mitarbeitern zeitnah, und legen Sie gleich Protokolle an, vor allem wenn es Verbesserungsvorschläge gab – unter frischem Eindruck gibt es die spontansten und ehrlichsten Ergebnisse. Und genau davon können Sie dann beim nächsten Mal profitieren.
Ein Beitrag von German Convention Bureau. Veröffentlicht in der Printausgabe der Seminarmarkt.de Tagungslocations.
