Virtuelle Konferenz

Als virtuelle Konferenz, Online-Konferenz oder Webkonferenz werden Tagungen und sonstige Veranstaltungen bezeichnet, die mithilfe von digitalen Informations- und Kommunikationsmedien durchgeführt werden. Virtuelle Veranstaltungen ermöglichen Interessierten die flexible, ortsunabhängige Teilnahme und sind inzwischen aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken.

Grundsätzlich können zwei virtuelle Veranstaltungsformen unterschieden werden:

1. Synchrone Kommunikation und zeitgleiche Übertragung von Vorträgen: Per Videoübertragung werden beispielsweise Vorträge von externen Experten oder Videositzungen zwischen mehreren Beteiligten übermittelt, um die zeitgleiche Interaktion zwischen den Konferenzteilnehmenden und die Auseinandersetzung mit den Inhalten – etwa via Chat – zu ermöglichen.
   
   
2. Asynchrone Kommunikation: Die vorherrschende Kommunikation findet in asynchronen Diskussionsforen statt, die es erlauben, Themen über eine längere Zeitspanne zu verfolgen und zu bearbeiten, wobei durchaus auch Chats oder Videoübertragungen ihren Platz finden können.

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Die Vorteile von virtuellen Konferenzen für Unternehmen, Arbeitnehmer und Veranstalter

• Kosten einsparen: Beschäftigte zu Präsenzveranstaltungen anreisen zu lassen kostet Unternehmen Geld. Ob mit Auto, Bahn oder gar einem Flugzeug: Neben den Teilnahmekosten stellen die Reisekosten meist einen beachtlichen Posten dar. Zudem übernimmt das Unternehmen die Kosten für die Verpflegung und für etwaige Übernachtungen im Hotel. Bei virtuellen Veranstaltungen können Unternehmen all diese Kosten einsparen.
  
  
• Zeit einsparen: Bei Präsenzveranstaltungen reisen die Teilnehmenden häufig stundenlang an und verbringen nicht selten eine Nacht im Hotel, wenn sich Events bis spät in den Abend hinziehen. Bei virtuellen Veranstaltungen fallen Reisezeiten komplett weg, und die gesparte Zeit kann flexibel für andere Tätigkeiten genutzt werden.
  
  
• Flexible Teilnahme möglich: Weite Entfernungen, besonders bei internationalen Veranstaltungen, machen Interessierten die Teilnahme oft unmöglich. An virtuellen Veranstaltungen kann hingegen jeder teilnehmen, unabhängig vom eigenen Standort, sofern die notwendige Technik in Form eines internetfähigen Computers vorhanden ist.
  
  
• Weniger Planungsaufwand: Für große Präsenzveranstaltungen muss die Organisation oft viele Monate oder gar Jahre im Voraus beginnen, da Veranstaltungsräume frühzeitig reserviert und Dienstleister beauftragt werden müssen. Zwar wollen auch virtuelle Events gut organisiert sein, aber der Aufwand ist insgesamt geringer. Zudem entfallen Kosten für Räumlichkeiten, Catering etc.

• Umweltschonend: Fallen die Reisen zu Präsenzveranstaltungen weg oder werden auf das nötigste beschränkt, kann durch geringeren Ausstoß von CO2 die Umwelt geschont werden.