Hybride Events: Locations & Technik

Eventexperten sind sich einig: Auch nach Corona werden viele Veranstaltungen weiterhin hybrid stattfinden. Denn dieses Format, das die virtuelle und analoge Welt kombiniert, hat sich bewährt und bietet zahlreiche Vorteile. In der Themenreihe von Seminarmarkt.de beschäftigen sich Ralf Schmit und Melanie Eschle mit den unterschiedlichsten Herausforderungen und Vorteilen hybider Events. Heutiges Thema: Auch digitale Events brauchen eine Location: Auf was muss ich achten?

Auch im virtuellen Raum wichtig: Die Wahl der Location

Auch wenn es bei einem Online-Event auf den ersten Blick eher nebensächlich erscheint: Die Auswahl des Veranstaltungsortes ist auch hier sehr wichtig. Bei einem kombinierten Event mit Live- und Online-Publikum müssen zum einen die üblichen Kriterien wie gute Verkehrsanbindung und passendes Mobiliar bedacht werden. Zum anderen ist es für ein digitales Event essenziell, dass die technische Ausstattung vor Ort stimmt und eine stabile Internetverbindung mit der nötigen Upload-Rate verfügbar ist, um den Livestream störungsfrei senden zu können.

Neben diesen grundsätzlichen Kriterien sollten bei der Wahl einer Location in erster Linie die Räumlichkeiten zum Thema und zum Gastgeber des Events passen. Die Gestaltung des Bühnensettings spielt dabei eine große Rolle in der Präsentation der Veranstaltungsinhalte via Livestream. Aufgrund der erlernten Sehgewohnheiten durch Social Media und das Streamen von Filmen in HD Qualität in der Freizeit erwarten die Online-Teilnehmenden eine hochwertige Optik, um auch bei einem Corporate Event oder einer Tagung über die gesamte Dauer aufmerksam am Bildschirm zu bleiben.

Für die Wahl der Location gibt es zwei Varianten, die sich beide in der Praxis bereits bewährt haben. Entweder man nimmt einen Raum mit einer spannenden Optik, die man dann noch mit Eventlicht weiter herausarbeitet. Neben einer ausgefallenen Tagungslocation eignet sich hier auch ein Pop-up Studio, das im eigenen Unternehmen installiert wird, z.B. im Lager oder in der Eingangshalle der Firmenzentrale. So wird ein Wiedererkennungswert und eine authentische Atmosphäre für die Zuschauer geschaffen.

Alternativ dazu kann man auch einen klassischen Tagungsraum wählen mit einer auf das Event hin gestalteten Rückwand als Eyecatcher. In dem Fall empfiehlt es sich, für eine abwechslungsreiche Optik zusätzlich nach einer Off-Location wie einem Kaminzimmer, einer Bibliothek oder einer charmanten Bar Ausschau zu halten, aus der heraus einzelne Programmpunkte gestreamt werden können. Klassische Tagungslocations wie Hotels punkten dabei mit einer guten Infrastruktur:

• Alle an der Veranstaltung Beteiligten können vor Ort untergebracht werden, insbesondere bei digitalen Eventsmit geplantem Livepublikum.
• Für den Aufbau des digitalen Events bieten Tagungslocations oft eine leichter kontrollierbare Umgebung und Infrastruktur, zum Beispiel kurze Ladewege für das Technik- Equipment und Barrierefreiheit.
• Das Catering ist vor Ort und muss nicht separat organisiert werden.

Die benötigte Raumgröße hängt stark von der Art und Größe des digitalen Events ab und von dem geltenden Hygienekonzept. Müssen die Gäste im Studio Abstand halten, passen auf eine Bühnenbreite von sechs Metern maximal drei Personen gleichzeitig mit einem zusätzlichen Screen. Diese sollten als grobe Faustregel in ca. 2,5 Meter Distanz zu der Rückwand stehen, um nach Möglichkeit keine Schatten darauf zu werfen. Die Kamera wird mit drei Metern Abstand platziert. Der weitere Technikaufbau sollte nach Möglichkeit ebenfalls direkt im Streaming Studio Platz haben. Ist ein Event mit Livepublikum als Ergänzung zu den Online-Teilnehmenden geplant, muss entsprechend Raum für das Publikum eingeplant werden.

Gut zu wissen: Hohe Decken sorgen für eine bessere Optik auf dem Bildschirm. Sie erzeugt das Gefühl von Weite, und das Bühnensetting kann besser ausgeleuchtet werden.

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Keine Nebensache: Die notwendige Technik, damit das Event funktioniert

Alle netten  Überraschungen und jede abwechslungsreiche Dramaturgie nutzen am Ende wenig, wenn es an der Technik hapert. Während die Teilnehmenden nur Laptop, Smartphone und Internet benötigen, ist die Liste der Anforderungen für eine störungsfreie Durchführung aufseiten des Veranstalters deutlich länger. Neben Kameras, Mikrofonen, geschultem Technikpersonal und einer stabilen Internetverbindung mit ausreichender Upload-Rate, um die Veranstaltung zu übertragen, ist auch eine zuverlässige Plattform gefragt, um das hybride Event zu streamen. Hier empfiehlt es sich – wie auch bei klassischen Präsenzveranstaltungen –, mit einem professionellen Technikanbieter zusammenzuarbeiten. Das sorgt für eine störungsfreie Durchführung und nimmt dem Veranstalter zugleich die Angst vor dem technischen Aufwand.

Die Zusammenarbeit mit Profis empfiehlt sich auch beim Thema Datenschutz – denn bei Veranstaltungen in der virtuellen Welt ist die Sicherheit der persönlichen Daten der Vortragenden und Teilnehmenden besonders wichtig. Daten sollten am besten lokal oder nur auf vertrauenswürdigen Servern und Cloudsystemen, zum Beispiel mit deutschem Standort, abgelegt werden. In Deutschland gelten strengere Datenschutzrichtlinien als im Ausland.

Mit Profis an der Technik, gutem Internet vor Ort und sicherem Datenaustausch steht das hybride Event auf einer soliden Basis und kann mit Leben gefüllt werden. Insgesamt sollte der Aufwand für eine solche Veranstaltung jedoch nicht unterschätzt werden. Auch wenn manche klassischen Aufgaben des Veranstaltungsmanagements für ein hybrides Event entfallen: Die organisatorische Arbeit verschiebt sich auf viele andere Bereiche.

Der wichtigste Faktor für ein gelungenes hybrides Event ist schließlich jedoch weder eine ausgefeilte Dramaturgie noch perfekte Technik, sondern Mut. Mut, um alle Möglichkeiten, die die digitale Welt bietet, auszunutzen. Und Mut, etwas Neues zu wagen.