Das papierlose Büro: Digitale Büroorganisation mit System

Laufwerk, Sharepoint, MS-Teams – Finden statt suchen mit der passenden Struktur

• Kriterien für eine strukturierte Ablage auf dem Laufwerk oder Sharepoint.
• Die für alle nachvollziehbare Struktur der Ordner.
• Die Benennung von Dateien – einfach und eindeutig.
• SharePoint und MS Teams – Dateien überall verfügbar.
• Gemeinsame Bearbeitung von Dateien in MS-Teams.
• Teamfähige Ablage von E-Mails.

Neue Struktur

• Ist-Analyse – Bestandsaufnahme der eigenen Struktur.
• Schwachstellen identifizieren und optimieren.
• Entwicklung erster Ideen für eine systematische Struktur auf dem Abteilungslaufwerk oder dem Sharepoint.
• Berechtigungskonzept prüfen.

Outlook und MS-Teams – transparente Kommunikation

• Überblick über alle E-Mails im Posteingang.
• Themenbezogene Kommunikation in MS-Teams
• Welcher Kommunikationsweg für welche Themen.

OneNote für Informationen und den Austausch im Team

• Das Orga-Wiki fürs Büro.
• Eigene Notizen und Ideen verwalten.
• Die Zusammenarbeit im Team papierlos organisieren.

Digitale Aufgabenverwaltung – Überblick an einer Stelle

• Aufgaben in Outlook verwalten.
• Themenbezogene Aufgabenverwaltung und Delegation in OneNote.
• Die Aufgaben-App in MS-Teams gemeinsam nutzen.
• Übersicht über Outlook und MS-Teams-Aufgaben in To-Do.

Die Ablage teamfähig machen

• Wie kann ich Chefs und Kolleg:innen überzeugen?
• Sicher argumentieren.
• Vorbereitet sein auf typische Einwände.

• Sie erarbeiten erste Ideen für ein strukturiertes Ablagesystem für Ihre Dateien und E-Mails.
• Sie arbeiten papierlos und legen Dokumente elektronisch ab.
• Sie sparen Zeit, weil Sie nicht mehr suchen, sondern finden.
• Sie erfahren, wie Sie zusammen mit Chef:in und Kolleg:innen eine einheitliche Struktur erstellen können.
• Sie feilen an Ihrer Argumentation zur Durchsetzung Ihrer Ideen.
• Sie stärken Ihre Position als Organisationsspezialist:in im Unternehmen.

Bitte bringen Sie zum Seminar einen Firmenlaptop mit. So haben Sie Ihre Struktur auf dem Laufwerk oder SharePoint im Blick und können mit Unterstützung der Referentin erste Vorschläge zur Optimierung erarbeiten.

Mitarbeiter:innen aus Sekretariat und Assistenz, die papierlos arbeiten möchten und dazu die eigene Ablage, die Teamablage oder die Struktur auf dem Abteilungslaufwerk überarbeiten und auf Papier auf dem Schreibtisch verzichten wollen.