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Live-Online: Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung: Rechtliche Fallstricke und Stolpersteine bei Einführung, Bearbeitung und Archivierung von E-Akten

Webinar - Haufe Akademie GmbH & Co. KG

Die Digitalisierung der Verwaltung stellt das Megathema der letzten Jahren dar. Das Onlinezugangsgesetz zielt darauf ab, dass Bürger eine Vielzahl von Verwaltungsdienstleistungen digital und ohne Gang auf die Behörde erledigen können. Damit einher geht die Umstellung der Papier- auf die elektronische Akte. Mit der Einführung einer reinen technischen Lösung ist es jedoch nicht getan – vielmehr müssen Prozesse und Arbeitsabläufe neu gedacht, Infrastruktur neu geschaffen und die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Daneben müssen eine Vielzahl von Normen und Regeln beachtet werden. Das Seminar vermittelt Ihnen die Grundlagen für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte und zeigt deren Stolpersteine auf. Die Teilnehmer:innen werden auf die Fallstricke im Arbeitsalltag vorbereitet.
Termin Ort Preis*
25.06.2025- 26.06.2025 online 702,10 €
*Alle Preise verstehen sich inkl. MwSt.

Detaillierte Informationen zum Seminar

Inhalte:

Die Akte

  • Formeller und materieller Aktenbegriff.
  • Aktenführungsgrundsätze.
  • Pflicht zur (E-)Aktenführung.
  • Lebensphase einer Akte.

Einführung und Vorbereitung der E-Akte

  • Datensicherheit.
  • Datenschutz.
  • Dokumentenaufbereitung.
  • Scanvorgang: Nachbearbeitung, Integritätssicherung, Prozess- und Verfahrensdokumentation.

Bearbeitung von E-Akten

  • Digitale und analoge Post wird E-Akteninhalt, TR-Resiscan.
  • Scannen und rechtliche Probleme, Beweiswert des Scans.
  • Vernichten von Originalen?!
  • Kommunikation und Kommunikationswege mit Bürgern, Gerichten, Rechtsanwälten.

Schließung und Archivierung

  • Besonderheiten bei der E-Akte.
  • Einhaltung von Archivgesetzen der Länder bzw. des Bundes zur Archivierung.
Dauer/zeitlicher Ablauf:
2x3,5 Stunden
Ziele/Bildungsabschluss:
  • Sie erarbeiten sich einen Fahrplan zur Einführung der elektronischen Akte.
  • Sie verstehen, welche Schritte auf dem Weg zur E-Akte zu gehen sind.
  • Sie lernen den Lebenslauf einer E-Akte kennen.
  • Sie erkennen die Fallstricke und Stolpersteine der digitalen Aktenführung und diese zu vermeiden.
  • Sie kennen die rechtlichen Grundlagen, die bei der elektronischen Aktenführung zu beachten sind.
  • Sie erhalten konkrete Arbeitshilfen, Checklisten und Hinweise zur Umsetzung in der Praxis.
Zielgruppe:

Fach- und Führungskräfte der Bereiche Hauptverwaltung/Zentrale Dienste/Organisation und Informationsverarbeitung in Kommunalverwaltungen sowie aus Sozialämtern und Jobcentern. Außerdem angesprochen sind Digitalisierungsbeauftragte, Justiziare und andere Mitarbeiter:innen aus den Städten, Gemeinden und Landkreisen, die dafür verantwortlich sind, die E-Akte einzuführen bzw. deren Einführung zu unterstützen.  

Seminarkennung:
35266
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