SharePoint Dokumentenmanagement - Microsoft 365 Workshop
Seminar - GFU Cyrus AG
Nach erfolgreicher Teilnahme am Workshop sind Sie in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in Microsoft 365 SharePoint Online eigenständig zu verwalten. Sie haben die relevanten Einstellungen konfiguriert und kennen alle wesentlichen Funktionen, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, durch Workflows zu steuern und zu schützen. Zudem sind Sie sicher im Umgang mit Sicherheitsfunktionen und Lizenzanforderungen für den Einsatz von Microsoft Purview und Copilot.
Dokumentvorlagen und Entwurf : Einführung in Word- und SharePoint-Vorlagen, Kompatibilität und Konfiguration
Dokumenteninformationen : Ergänzung und Abgleich von Metadaten
Versionskontrolle in SharePoint : Zwei-Level-Versionskontrolle, gemeinsames Arbeiten, Dokument-Check-in/out
Inhaltsgenehmigung und Berechtigungen : Konfiguration und Anwendung in Gruppenübungen
Tag 2: Automatisierung und Workflows
Warm-up und Wiederholung
Versionskontrolle und Inhaltsgenehmigung mit Inhaltstypen : Erweiterte Nutzung von Inhaltstypen und Vorlagen
Dokumentenautomatisierung : Einführung in Automate-Regeln und Konfiguration von Flows
Microsoft Loop : Zusammenarbeit in Teams, Vergleich mit Flows
Archivierung und Disposition : Metadaten-Management, Dokumentenschutz und Optionen für Inhalte
Tag 3: Datenschutz und Dokumentensicherheit
Sicherheitslabel und Schutzmaßnahmen : Konfiguration von Sicherheitslabeln und technische Schutzmechanismen mit Purview
Lizenzierung und Datenschutzanforderungen : Überblick über Lizenzoptionen und Datenschutzlösungen
Zusammenfassung und Feedback : Offene Fragen und Diskussionsrunde (ca. 30 Min)
Optional: Dokumentensicherheit und Datenschutz-Szenarien : Praxisübung zu Informationsabfluss und Schutzmaßnahmen
Zielgruppe:
Dieser Workshop richtet sich an Mitarbeiter, die umfangreiche Dokumente über längere Zeiträume bearbeiten und aktualisieren müssen (z. B. Betriebsanleitungen, Analysen oder Verträge). Vorausgesetzt werden Grundkenntnisse in SharePoint, Word und Microsoft 365.
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