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Office Management: Seminarmarkt.de
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Office Management: Seminarmarkt.de

Im Unternehmen überblickt das Office Management alle Ebenen und Bereiche des Büros. Gerade diese Position erfordert echtes Allroundtalent mit umfassenden Fähigkeiten und Know-how. Weiterbildungen in den verschiedenen Bereichen des Office Managements schaffen Sicherheit und sorgen für reibungslose Abläufe im Büro.

Was ist Office Management?

Oft wird der Begriff Office Management synonym mit der Sekretariatsarbeit verwendet. Allerdings kann das Office Managemet eher als Weiterentwicklung des Berufs der klassischen Bürokraft gesehen werden. Menschen, die in diesem Feld arbeiten, sollten vielseitig sein und neben Fachkompetenz auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Die Führungskraft wird entlastet, damit sie sich auf Managementaufgaben fokussieren kann. Generell ist der Aufgabenbereich serviceorientiert und variiert je nach Größe, Struktur und Art des Unternehmens.

Welche Aufgaben hat das Office Management?

Die Aufgaben des Office Managements erstrecken sich über mehrere Bereiche. Im Allgemeinen sind das neben der Unterstützung der Führungskraft auch Serviceaufgaben. Dazu zählen der Kontakt mit Kunden und die Sicherstellung reibungsloser Abläufe von Terminen. Konkreter fallen Aufgaben wie Telefonieren, Empfang, Korrespondenz und Archivierung in den Tätigkeitsbereich. Im Vordergrund stehen die Unterstützung des Managements und die Leitung des Büros.

Besondere Anforderungen an das Office Management

In der Funktion als Büroleitung sollte das Office Management eine Vordenkerrolle einnehmen. Neben einem gelassenen Umgang mit stressigen Situationen, ist in diesem Job auch Kreativität gefragt, insbesondere wenn Projektarbeiten unterstützt werden. Häufig gibt es konkrete Anweisungen, allerdings ist auch Eigenständigkeit bei der Arbeit sowie ein Talent für organisatorische Angelegenheiten gefordert. Auch betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse sind von Vorteil, wie sie in einer vorangehenden kaufmännischen Ausbildung oder durch Weiterbildungen in Betriebswirtschaftslehre erworben werden können. Außerdem werden PC-Kenntnisse und das Beherrschen von mindestens einer Fremdsprache wie beispielsweise Englisch erwartet.

Neben Knowhow im jeweiligen Fachbereich sollte Mitarbeiter des Office Managements auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Dazu zählen Teamfähigkeit, Loyalität und Kommunikationsstärke. Oft erfordert dieser Job auch ein hohes Maß an Flexibilität und Souveränität.

Nutzen für Unternehmen

Der Unternehmenserfolg liegt zu einem großen Teil in den Händen der Unternehmensführung. Dabei kommen der Unternehmensführung zahlreiche wichtige, oft zeitintensive Aufgaben zu, vor allem dann, wenn sich das Unternehmen in einer Entwicklungs- oder Veränderungsphase befindet. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann das Office Management hier durch Assistenz sinnvolle Unterstützung zum Beispiel auch in der Projektarbeit leisten.

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Rüstzeiten sind die Zeiten, die benötigt werden, um eine Maschine oder Anlage von der Produktion eines Produkts auf die Herstellung eines anderen Produkts umzustellen.

Die Rüstzeitoptimierung zielt darauf ab, die Zeit, die für Rüstvorgänge benötigt wird, zu reduzieren, um die Produktionskapazität zu steigern, Flexibilität zu erhöhen und letztendlich Kosten zu senken. Effizientere Rüstzeiten ermöglichen es Unternehmen, schneller auf wechselnde Produktionsanforderungen zu reagieren, kleinere Losgrößen wirtschaftlicher zu fertigen und eine schlanke Produktion zu realisieren.

Die Rüstzeitoptimierung ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Agilität in der Produktion zu steigern und somit wertvolle Ressourcen einzusparen. Unternehmen, die Rüstzeitoptimierung erfolgreich umsetzen, können ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und ihren Kunden schneller und flexibler gerecht werden.

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aber auch:

  • wie Sie auf knifflige Situationen und die „Befindlichkeiten“ der Besprechungsteilnehmer reagieren können,
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kurz:

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Nicht selten werden E-Mails mit schwer verständlichem und wenig wertschätzend Inhalt versandt. Was im Team noch okay sein mag, ist in der Außendarstellung keine gute Visitenkarte. Lernen Sie in diesem Seminar, wie Sie Ihre E-Mails stilistisch optimieren und gleichzeitig durch einen korrekten Text einen überzeugenden Eindruck hinterlassen. Reduzieren Sie Ihre E-Mail-Flut durch verbindliche und nachvollziehbare E-Mails. Erfahren Sie zudem die Möglichkeiten und Grenzen der Verwendung von ChatGPT zur Erstellung von E-Mails.

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Im Sekretariat bzw. als Assistenz sitzen Sie meist zwischen den Stühlen: Sie müssen Ihrer Führungskraft den Rücken frei halten, ein Ohr für die Belange der Mitarbeitenden haben, dabei immer unparteiisch bleiben und darüber hinaus noch als zuvorkommende und verbindliche Ansprechperson gegenüber Kunden und Lieferanten auftreten.

Um diese alltäglichen Herausforderungen zu meistern, müssen Sie gegenüber Ihrer Umwelt klar Stellung beziehen. Durchsetzungsstärke und Souveränität sind gerade in dieser Sandwichposition wichtige Eigenschaften. Unsere erfahrene Referentin vermittelt in unserem Praxis-Seminar, wie Sie:

  • sicherer in der Gesprächsführung mit Vorgesetzten, Kunden und Kollegen werden,
  • selbstbewusster auftreten,
  • Ihre Schlagfertigkeit ausbauen,
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  • Ideen und Anweisungen Ihres Vorgesetzten noch sicherer umsetzen.
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