Office Manager*in (IHK) - online

Modul 1: Grundlagen und Bedeutung eines effizienten Officemanagements
- Definition und Ziele des Officemanagements
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Einfluss auf die Unternehmensstruktur
- Vorteile eines effizienten Officemanagements
- Best Practices und Standards
Modul 2: Effiziente Chefentlastung - auch für mehrere Vorgesetzte
- Ein oder mehrere Vorgesetzte - wo ist der Unterschied?
- Priorisierung und Zeitmanagement
- Effektive Kommunikationstechniken
- Delegation von Aufgaben
- Nutzung digitaler Tools zur Chefentlastung
- Konfliktmanagement bei widersprüchlichen Anforderungen
Modul 3: Zeit- und Selbstmanagement
- Arbeitstypbestimmung
- Erstellung und Nutzung von To-Do-Listen
- Priorisierungstechniken (z.B. Eisenhower-Matrix, ABC, ALPEN etc.)
- Erkennen und Umgang mit Zeitfressern
- Techniken zur Steigerung der persönlichen Effizienz
- Nutzung von Kalender- und Planungstools
- Kollaborationstechniken
Modul 4: Kommunikation
- Grundlagen der effektiven Kommunikation
- Kommunikationsmodelle und -theorien
- Feedback geben und empfangen
- Konfliktlösung und Mediation
- Nutzung digitaler Kommunikationswerkzeuge
- Vorträge halten
Modul 5: Teamentwicklung und Teambuilding
- Teamrollen
- Phasen der Teamentwicklung
- Methoden zur Förderung des Teamzusammenhalts
- Resiliente Teams gestalten
- Agile Teams fördern
- Rolle der Führungskraft im Teambuilding
- Workshops und Aktivitäten zur Teamentwicklung
- Konfliktmanagement im Team
Modul 6: Ablage und Dokumentenverwaltung
- Grundlagen der Dokumentenverwaltung
- Digitale vs. analoge Ablage
- Rechtliche Anforderungen und Datenschutz
- Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
- Effiziente Archivierungsstrategien
Modul 7: Prozesssteuerung und Struktur
- Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen
- Einführung von Standard Operating Procedures (SOPs)
- Nutzung von Prozessmanagement-Software
- Methoden zur Qualitätssicherung
- Kontinuierliche Prozessverbesserung (Kaizen)
Modul 8: Stressmanagement
- Ursachen und Symptome von Stress
- Techniken zur Stressbewältigung
- Work-Life-Balance
- Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen
- Betriebliche Gesundheitsförderung
Modul 9: Changemanagement
- Grundlagen des Changemanagements
- 8-Stufen-Modell nach Kotter
- Stakeholder, Projektkoalition und Multiplikatoren
- Phasen des Veränderungsprozesses
- Kommunikation im Veränderungsprozess
- Umgang mit Widerstand und Ängsten
- Erfolgsmessung und Nachbereitung von Veränderungen

72 Stunden

IHK-Zertifikat /

Der Zertifikatslehrgang richtet sich an (angehende) Office-Manager*innen, Teamleiter*innen, Verwaltungsmitarbeiter*innen, Assistent*innen der Geschäftsführung und Projektmanager*innen. Der Lehrgang ist sowohl für Einsteiger*innen als auch für Fortgeschrittene konzipiert, die ihre Kenntnisse im allgemeinen Office-Management auffrischen lassen möchten.

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