Die elektronische Rechnung: Alles was Sie zum rechtskonformen Umgang mit elektronischen Rechnungen wissen müssen

Von der Papier-Rechnung zur elektronischen Rechnung

• Pflicht zur E-Rechnung: Definition, Bedeutung und Vorteile der elektronischen Rechnung.
• Strukturierte Formate gemäß EN 16931: XRechnung, ZUGFeRD und andere EU-Standards.
• Rechtliche Anforderungen: Vorsteuerabzug gemäß § 14 und § 15 UStG, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Ziele und Vorteile der E-Rechnung: Effizienzsteigerung, Automatisierung und Transparenz.

Anforderungen an GoBD-konforme Buchungsbelege und Archivierung

• Verantwortlichkeit: Einhaltung der GoBD-Anforderungen, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.
• Technische Maßnahmen: Protokollierung von Änderungen, Verfahrensdokumentation, Datensicherheit und Schutz vor Manipulation.
• Aufbewahrungspflichten: GoBD-konforme Archivierung von Buchungsbelegen und elektronischem Schriftverkehr.

Praktische Umsetzung der E-Rechnung

• IT-Systeme und Prozesse: Integration in bestehende Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme.
• Übertragungswege: Nutzung von E-Mail, Peppol, Unified Post und Portalen wie OZG-RE und ZRE.
• Schulungen und Anpassungen: Mitarbeitende schulen, interne Prozesse optimieren und rechtskonforme Systeme nutzen.

Herausforderungen und Sicherheitsaspekte

• Betrugsprävention: Sicherstellung der Integrität und Authentizität von E-Rechnungen.
• Automatisierte Prüfungen: Validierung von Rechnungsdaten und Vorsteuerabzugskriterien gemäß § 15 UStG.

Zukunftsperspektiven

• Digitalisierung vorantreiben: Automatisierung durch KI und RPA.
• EU-Initiativen wie ViDA: Auswirkungen auf die grenzüberschreitende Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung.

Erfahrungsaustausch und praktische Übungen

• Häufige Fehler kennen und vermeiden.
• XRechnung und ZUGFeRD: Formate  und ihre Besonderheiten kennenlernen.
• Öffnen und Prüfen von E-Rechnungen mit gängigen Viewern.
• Praktische Übungen zur Erstellung und zum Versand von E-Rechnungen.
• E-Rechnung empfangen und verarbeiten (Simulation).

• Sicherstellung der Rechtskonformität: Verständnis der EU-weiten und nationalen Vorgaben, wie § 14 UStG, EN 16931 und GoBD-Anforderungen.
• Praktische Umsetzung: Anleitung zur Erstellung, Prüfung, Verbuchung und GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen.
• Formatverständnis: Kenntnis relevanter Standards wie XRechnung und ZUGFeRD und deren praktischer Anwendung.
• Effizienzsteigerung: Optimierung von Prozessen durch digitale Belege und moderne Software für Zeit- und Kosteneinsparungen.
• Digitalisierung vorantreiben: Einsatz von KI und RPA zur Automatisierung und Verbesserung der Unternehmenssicherheit. 

• Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Steuerabteilung.
• Mitarbeiter der Unternehmens-IT, Buchhaltung und Hauptbuchhaltung, die direkt mit der Einführung und Verarbeitung von E-Rechnungen befasst sind.
• Unternehmer und Inhaber, die sich über die gesetzlichen Anforderungen und die Potenziale der Digitalisierung informieren möchten.