Live-Online: Die digitale Personalakte: Grundlage für die Personalverwaltung 4.0

HR-Strategie „Digitalisierung“

• Abläufe und Prozesse der Personalarbeit digitalisieren – was ist sinnvoll und notwendig?
• Die digitale Personalakte – damit beginnt die moderne Verwaltung.

Die (digitale) Personalakte

• Grundlegender Aufbau und Struktur der Personalakte (ob händisch oder digital).
• Notwendige Inhalte.
• Inhalte verwalten oder papierloses Büro?
• Das Personalstammblatt.
• Relevante Entscheidungskriterien.
• Auswahl des zu Ihren Bedürfnissen passenden Softwareanbieters.
• IT-Berechtigungssysteme für den Zugriff.
• Was ist bei der Umstellung auf eine digitale Personalakte zu beachten?
• Welche Veränderungen ergeben sich beim Einsatz einer digitalen Personalakte für die tägliche Personalverwaltung?

Einsichts- und Berichtigungsanspruch

• Rechtliche Grundlagen.
• Anliegen und Ansprüche der betrieblichen Mitbestimmung und der Beschäftigtenvertretung.

Vertraulichkeit der Personalakte

• Rechtliche Grundlagen des Datenschutzes und der Personaldaten. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz im Überblick.
• Fürsorgepflicht der Arbeitgeber.
• Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer:innen.
• Umgang mit persönlichen Gesundheitsdaten.
• Beurteilungen von Beschäftigten.
• Schnittstelle zur Personalentwicklung.

Aufbewahrungsfristen

• Was ist bei welchen Themen und Dokumenten in der Praxis zu beachten?
• Was passiert bei der Digitalisierung automatisch?
• Wann kann ich Unterlagen vernichten?

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

• Die Personalprozesse AGG-konform verwalten.

• Sie erhalten einen praxisnahen Überblick über eine zeitgemäße und funktionale Personalakte.
• Sie schaffen mit einer korrekt geführten digitalen Personalakte die Basis für eine effektive und moderne Personalarbeit.
• Sie sind rechtlich in der Personalverwaltung auf dem aktuellen Stand und ersparen sich Mehrfacharbeiten.
• Sie gewinnen Klarheit über die Vor- und Nachteile einer digitalen Personalakte und der künftigen Ausrichtung Ihrer Personalverwaltung.
• Sie vermeiden Fehler beim Kauf von Software und finden Ihre passende Lösung.
• Zusätzlich überprüfen Sie Ihre Personalverwaltungsprozesse und erhalten Tipps, diese im Tagesgeschäft effizienter zu gestalten.
• Checklisten, Formulare, Mustervorlagen und Beispiele unterstützen den direkten Transfer in Ihre Praxis.

Das Seminar sichert den nachhaltigen korrekten Umgang mit der Personalakte inklusive Umwandlung oder das Führen in digitaler Form.

Fach- und Führungskräfte aus dem Personalbereich bzw. mit Personalaufgaben, Assistenzen der Geschäftsführung und Verwaltungsmitarbeiter:innen, die sich einen fundierten und kompakten Überblick über das korrekte und sinnvolle Gestalten der Personalakte verschaffen wollen. Personalverantwortliche, Datenschutzbeauftragte und IT-Beschäftigte, die Projekte zur Einführung einer digitalen Personalakte begleiten.